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城大推出匯集卓越研究的資訊系統「CityU Scholars」

鄭智友

香港城市大學(城大)推出「CityU Scholars​」資訊系統,副校長(研究及科技)兼研究生院院長呂堅教授表示,新系統有助推廣教職員的成就,輔助向政府上報資訊,提升校內匯報的效率,以及減省重複的工作。​​​​​​

​(左起)李惠光先生、呂堅教授和Christian Wagner教授認為CityU Scholars是大學一個雙贏系統。​​​​​​

呂教授是專責監管「CityU Scholars」資訊系統開發的委員會聯合主席,該系統旨在展示城大的卓越研究成果。

「這個新系統的一大優勢是透過重複使用來自單一數據源的資訊,簡化相應的行政程序,例如績效評估和向政府提交報告等,」呂教授說。

城大於2017年4月18日初步推出「CityU Scholars」資訊系統,並於6月30日正式推出。

推出緣由        

開發這個新系統是為了回應城大同事的訴求。過往同事總是被要求重複提供一些極為雷同的資訊,只是在格式上略有不同而已。例如,績效獎勵計劃系統需要關於學術著作、所獲資助等數據,這與副校長室(研究及科技)需要收集的數據類似。這些不斷重複的數據收集工作不但耗費時間,容易出錯,且令人感到沮喪。

城大副校長(行政)李惠光先生說:「開發『CityU Scholars』系統是簡化工作程序的重要一步。城大一向致力於尋求方法改善工作流程,以減低教職員的行政工作量,『CityU Scholars』有助達致這個目標。教學人員以往需要將已核實的表現數據輸入電子版年度表現報告中,現在新系統可直接輸入相關數據。」

因此,使用新系統的一個基本目標是重整工序,只須收集數據一次,最理想是找到數據源,例如是出版者。

「城大的教學人員只須對相關數據略作更新和增補,即可用於所有匯報及決策中,」城大資訊總監兼委員會聯合主席Christian Wagner教授說。

其他促使城大推出這個新系統的原因還包括:更換原有軟件以提升數據的精確度及安全性;此外,從競爭的角度而言,本地其他大學亦在使用教研資訊系統以展示他們的研究實力。

Wagner教授強調:「研究活動是推動城大發展的重要動力。新系統能夠非常有效地展示我們的研究成就。」

克服困難

令新系統能夠投入使用是一項極為複雜的工作。Wagner教授解釋說:「一大困難是要重新設計數據收集、核實及匯報過程,並務求各持份者在非常緊迫的時間和資源有限的情況下,都能成功地參與數據清理及重整工作流程。」。

「我們需要協調多個部門,包括匯報研究成果的研究資助處,注重數據質素與查閱的圖書館,提供服務的資訊系統服務處,作為系統用戶及數據提供者的教學人員,使用數據進行規劃及決策的教務管理層,使用數據作相關績效評估的人力資源處,以及其他用戶,」他說。

另一個困難是要確保新系統不僅可取代之前記錄城大研究資訊的系統,而且要為公眾、教學人員、行政部門、管理層及整個城大增值。

輔助活動

為使「CityU Scholars」資訊系統能成功運作,一個重要的環節是要協助教學人員有效地使用這個新系統,並得到他們的認受。為此,來自研究資助處、圖書館及資訊系統服務處的項目小組成員組織了多項推廣活動,包括於系統啟動前為管理層成員、教學及行政部門的用戶舉辦一場路演。

圖書館館長關麗嫦女士介紹說,項目小組舉辦了備有即場練習的訓練班、諮詢環節和特設的培訓課程,以協助所有用戶全面地掌握使用「CityU Scholars」系統的能力,確保能順利過渡。對於未能參加培訓課程的教職員,也可參閱圖書館準備的詳盡用戶指南。

她說:「待系統正式推出時,我們將舉辦外展活動,由『CityU Scholars』推廣大使進到教員辦公室,即時為他們提供協助。」

簡化易用

「CityU Scholars」系統可高度簡化單一工作流程與單一數據源,能夠方便存取查閱教員的所有研究成果,盡量減少行政工作。

呂教授說:「目前這個新系統在香港一枝獨秀,它能夠大幅減少同事花費在行政工作上的時間,同時又能以簡便易用的方式來彙編城大教研人員的資料。」。

「以單一數據源作為數據收集的起點,我們能夠讓城大員工的工作更為輕鬆。在此我特別感謝研究資助處、圖書館及資訊系統服務處的項目小組成員,感謝他們的辛勤工作,為新系統的成功推出作出重大貢獻。」

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負責開發CityU Scholars的團隊 ​​​​​​

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